A meeting, mint a szervezet barométere II.

A meeting a szervezet, a vállalat, a cég barométere is. Cikkünk első részében a “meeting-barométer” első három mutatójával foglalkoztunk: a struktúra, a bevonás és a jelenlét.

Barométer – légnyomás | szervezeti kultúra – meeting

Mit jelez a szervezeten belüli megbeszélés, az életünk részeként megjelenő, bűvös ’meeting’?
Koncentráltan: a szervezeti kultúrát.

Folytassuk a megbeszélések időjárás-előrejelzőinek sorát!

közösen kialakított rituálék
Amit megfigyelhetünk: Van olyan elem, ami mindig a meeting része és nem kapcsolódik szervesen az adott napi témához? Van valami szokás, ami keretet ad a meetingnek?

A rituálék akkor is működnek, ha nem róluk szól a meeting. Sőt! A legtöbb hatékony és hatásos rituálé a meeting elejének és végének ad plusz jelentést, jelentőséget. Az egyszavas bejelentkezés bevezetése vagy ’kedvenc pillanatom a múlt hétről’ rituáléja egy jó alaphangot adnak a meetingnek és megérkeztetnek személyesen minden résztvevőt.  Növeli a valós jelenlétet, a fókuszt, kíváncsibbá, nyíltabbá tesz.  Vannak szervezetek, ahol léteznek olyan meetingek, melyek kifejezetten csak a rituálékról szólnak: díjátadók, a hónap legjobb munkatársa, a legjobb csapatötlet egy vállalati kezdeményezés kapcsán vagy egy adott vállalati értéket leginkább élő személy megünneplése – mindezek a közös identitás erősítését szolgálják. 

kísérletezés és fejlődés
Amit megfigyelhetünk: A meetingeken van-e újítás? Bármi! Egy beépített napirendi pont, egy közös rítus, más ‘ülésrend’, a szokásostól eltérően elhelyezett asztalok. 

Apró változtatások is kelthetnek nagy hullámokat. Vegyünk egy példát: A rugalmasság jele, ha nincs fix ülésrend, valamint más vagy új nézőpontot ténylegesen könnyebb más szögből nézve megfogalmazni. Az apró változások, szokások az idő múlásával beépülnek, meghatározzák a viselkedést, stílust. Amikor egy csapat változtat a módon, ahogy találkoznak, megbeszélnek, megváltoztatják a kultúrát is. Bár nem magától értetődően olyan módon, ahogy azt szeretnék. A legsikeresebb meeting kultúrák minden résztvevőt bevonnak a kísérletbe, elmagyarázzák, hogy mi miért történik éppen úgy, és nyitottan hagyják, hogy bárki továbbfejlessze azt.
Közösen kialakítható olyan környezet, ami nélkülözhetetlen a sikerhez, a közös értékrend kialakításához és valós megéléséhez. Bárhol, de leginkább a meetingeken!

a döntés hatalma
Amit megfigyelhetünk: Csak azok ülnek a megbeszélésen, akik az adott témában döntési pozícióban vannak? Vagy 2 fő képviselteti az adott területet? Kinek van beleszólása a döntésekbe: azoknak, akik ezzel a jogkörrel rendelkeznek vagy bárkinek, aki szeretné artikulálni a véleményét?

Szigorúan és következetesen betartjuk azt, hogy egy bizonyos meetingen csak azok vegyenek részt, akik nélkülözhetetlenek a párbeszédben vagy döntési jogkörrel rendelkeznek a tárgyban. Ez a szemlélet azt tükrözi, hogy ebben a szervezetben egységes megértésünk van arról, hogy bizonyos munkatársak, emberek felelősek bizonyos döntések meghozataláért. A szobában minden egyes egyes ember okkal ül. Illendőségből, kényszerből, vagy biodíszletnek nem hívunk senkit. Vagy szükséges a jelenléte egy bizonyos embernek, vagy nem. Semmi személyeskedés, csak tiszta biznisz.

Ez a fent felvázolt mód nem feltétlenül az egyetlen üdvözítő, helyes vagy jó. Viszont remekül tükröz egy olyan szervezeti kultúrát, melyben a szerepek tisztázottak, elfogadottak, a hatékonyság érték és transzparens a döntéshozatali folyamat. Más szervezetekben – ahol a demokrácia, a konszenzus általi döntéshozatal a jellemző – más karakterisztikát találunk. Ott valószínűleg több résztvevő hosszabb ideig tartó megbeszéléseket szervez, ahol a különböző álláspontok mind érvényesülhetnek mielőtt akcióba lendülnek. 

visszajelzés kultúrája és folyamatos fejlődés
Amit megfigyelhetünk: Van-e visszajelzési lehetőség a meetingre magára vonatkozóan? Ha igen, ezeket bátran kipróbálják utána? Beépítésre kerülnek az elfogadott javaslatok?

Megbeszélés után vagy annak részeként a meetingre magára vonatkozó visszajelzéseket lehet és érdemes gyűjteni a résztvevőktől. A következő találkozón a kapott információk alapján lehetőség kínálkozik módosítani, fejleszteni, beépíteni a javaslatokat. 

A tökéletlenség szépsége

A meetingek során megfigyelt jelenségek, a visszajelzések rengeteg információt hordoznak. Diagnózist adnak, mert rálátunk általuk a szervezeti kultúra elemeire, összetevőire. Úgy, ahogy a mutató a barométeren, a meetingen megfigyelt jelenségek is egy pillanatnyi helyzetet mutatnak meg. A megbeszéléseken vegyük fel bátran a kultúra elemeit felfedő szemüveget! Listázzuk az észlelt viselkedéseket, interakciókat. Írjuk le, rajzoljuk le, készítsünk összegzést! Elemezzük: mi mit jelent. Vonjunk le következtetést. Beszéljük meg együtt, miket tapasztalunk. Érdekes és izgalmas megbeszélésnek ígérkezik, nem igaz?
Ha munkálkodunk a fentieken, egészen biztosan lesznek értékes javaslatok. Az ötletek, javaslatok, különböző szemléletmódok beépíthetők, kipróbálhatók – akár a meetingre vonatkozóan, vagy azon kívül (is).

Nem az a kérdés, hogy lesznek-e tökéletes meetingjeink. Nem lesznek. A kérdés, hogy szeretnénk-e tudatosítani, ami történik velünk. Szeretnénk-e kísérletezni, mi szolgálja jobban a céljainkat? Engedjük meg azt is, hogy némelyik kísérletünk nem lesz sikeres. A meetingen való kísérletezés remek lehetőséget kínál új viselkedésformák meghonosítására. Apró lépésekkel ugyan, de erősíthetjük, élőbbé tehetjük a szervezeti kultúrát.

Megosztás:
Megosztás itt: facebook
Megosztás itt: twitter
Megosztás itt: linkedin
purpleCircle
Ingyenes felmérés

Jelentkezz ingyenes felmérésünkre

purpleCircle
Megoldom magam

A varázslatos megbeszélések titkai

Legyen Tiéd a meeting tervezési kisokosunk.

Ára: most 7.490 Ft +ÁFA

A varászlatos megbeszélések titkai tudásanyagból választ kapsz olyan kérdésekre, mint:

  • Biztos, hogy egy megbeszélést összehívni a legjobb módszer?
  • Kiket hívjak meg?
  • Hogy tudok időt spórolni?

Csak töltsd ki az űrlapot és mi 24 órán belül elküldjük neked a számlát az utalási adatokkal.