A rosszul vezetett meeting kétszer üt

Ha azt mondaná az ingatlanközvetítő, hogy 10%-ot elenged a vételárból, érdekelne? Ha azt mondaná a főnököd, hogy 11%-os béremelést kapsz, érdekelne? Ha a profitod 9%-al több lenne, érdekelne?

A munkaidőnk 7-15%-át átlagosan meetingekkel töltjük. Ha ezek a meetingek eredménytelenül telnek el: az időpazarlás. Az időn keresztül pénzpazarlás. Amennyiben lecsökkentjük a meetingekkel töltött időt és/vagy eredményesebben tartjuk meg a megbeszéléseinket, akkor időt és pénzt takarítunk meg. Lehet, hogy elsőre nem olyan hangzatos, mint az előző ajánlatok. Fogjuk meg a témát más oldalról: számoljuk ki az óradíjunkat, mint csapat mennyibe kerül nekünk 1 óra meeting. Annak az összegnek a sorsáról döntünk, amikor egy meetinget jól vagy rosszul tartunk meg.

A rosszul vezetett meeting miatt először akkor fáradunk el, amikor végigéljük. Az értelmetlennek megélt időtöltés fáradtságot okoz.

Miért fáradunk el egy unalmas meetingen?

Kívülállóként végigült megbeszélések

A dolgozók mentális energiáját elszívja az értelmetlen időtöltés. Az unalmasnak ítélt meetingeken az egyoldalú kommunikáció a jellemző. A résztvevőknek nincs beleszólásuk a beszélgetésbe, nem vonják be őket, csupán passzív „utazók”. Nem segít túl sokat az a megbeszélés, amikor beleszólhatnak a beszélgetésbe, ez mégsem változtat semmin. Sőt, ilyen esetekben az „úgyis mindegy” érzés uralkodhat el.

„Fókusz-törő” kollégák

Egy meeting keret nélküli folyamata során túlsúlyba kerülhetnek az elviccelődések vagy éppen a kötözködések. Ezek mögött éppúgy meghúzódhat személyes érdek, mint csupán az unalom elűzése. A „viccelődős” kolléga éppúgy zavarja a hatékony közös munkát, mint az akadékoskodó. A közös fókuszálást csökkenti és ugyanakkor a fáradtságot növeli, ha ezek túlsúlyba kerülnek egy megbeszélésen.

„Mennyi dolgom van még!”

Sokszor előfordul, hogy már a megbeszélés közben is azon kapjuk magunkat, hogy mennyi minden vár ránk a meeting után. Növekszik a stressz és a félelem, hogy nem fogunk végezni a teendőkkel, túlórázni kell vagy nem fogunk odaérni a megbeszélt időre az óvodába, privát programra. Az egyik legjobban megfogható elem a fáradtság mögött a félelem. A félelem attól, hogy elfogynak az erőforrásaink, az időnk, a figyelmünk. Nem fogunk jól teljesíteni.

Állandó megakasztás

Hogyan néz ki a naptárunk? Meetingek és saját munka váltakozik naponta, hetente. Nagyon jól vizualizálható mindez, ha a meetinget és a saját munkát külön színnel jelöljük. Látni fogjuk a színek pulzálásából, hogy egy napon belül hányszor kell abbahagynunk a saját munkát, hogy egy meetingre menjünk és vissza. Ez az állandó megakasztás fárasztó.

Multitasking?

Az előzőnek a fokozott verziója a meeting közbeni feladatvégzés. Egy megoldási kísérlet arra, hogy ne maradjon túl sok munka a meeting után, ha egy részét meeting közben elvégezzük. Látszólag nyereség: ott is vagyunk a meetingen, miközben a saját munkával is haladunk. Látszólag. Az előzőekben leírt állandó megszakítás ugyanis fokozottan jelentkezik: odafigyelünk vagy csak úgy teszünk a meeting témájára, vissza a saját munkára, újból a meeting téma és így váltakozik a figyelmünk fókusza. Egyszerre csak egy dologra vagyunk képesek koncentrálni, csak gyorsan váltogatjuk, mire figyelünk.

Nincs multitasking, csak gyorsan változó fókusz-váltás van

Mi a következmény? Gyorsított fáradtság. Egy órán keresztül váltogatni a fókuszt két egyenlően fontosnak ítélt dolog között, jó adag figyelmet használ el a készletből. A figyelmünk is véges. És bár azt hihetjük, bólogatásokkal és beszúrt kérdésekkel jól álcázzuk a saját munkánkat, ez sosincs így. A meetingen laptopon vagy telefonon dolgozó kolléga kívülről jól megfigyelhető. A többi résztvevőben tudatosul, hogy ami a meetingen történik, az nem is annyira fontos.

Minél inkább jellemző egy meetingre az egyoldalú kommunikáció, a viccelődő vagy körülményeskedő kollégák „előadásai” vagy a multitasking-nak hívott figyelem-váltogatás, annál jobban fáradunk el másodszor. A meeting után. A meetingen szerzett fáradtság ugyanis megmarad. Lehangolttá válunk, semmi kedvünk a saját munkánkhoz, pláne egy következő meetinghez.

Mit tehetünk a meeting okozta fáradtság ellen?

Mindannyiunknak van egyéni lehetősége és felelőssége a fáradtságunk csökkentésére. Emellett a meeting vezetője kiemelt hatással van a résztvevők fáradási görbéjére.  Ezen keresztül a meeting eredményességének növelésére.

Néhány ötlet, tipp ezek közül:

• Amennyire lehet, az egyoldalú tájékoztatást intézzük e-mailen.
• A megfelelő mértékben és mélységben, de vonjuk be a kollégákat a témák feldolgozásába, használjuk az inputjaikat.
• Keretezzük a meetingeket, segítsük a közös munkát a fókusztartással, szűrjük ki az egyéni célú mellékszálakat. A melléktevékenységek senkinek nem használnak.
• Koncentráljunk egy időben egy feladatra.
• Az “itt és most” megéléséhez hasznosak lehetnek a mindfulness gyakorlatok. A jelen pillanatra való fókusz-tartás mellett ezek a gyakorlatok stresszoldásban is hatékonyak.
• Érzelmeink tudatosításához és megfogalmazásához segíthet az érzelmi intelligencia fejlesztése.
• Nem egyszerű, de megér egy próbát: új nézőpontból és ítéletmentesen ránézni a dolgokra. Az ítéletmentesség szemüvegén keresztül nincs “jó” vagy “rossz”, csak tapasztalat van.

Kísérletezhetünk a fentiek egyikével, másikával, hogy le tudjuk tenni a “pakkunkat” a meeting terem fogasára és érdeklődő, nyitott hozzáállással forduljunk a következő teendőnk felé. Legyen az a saját feladatunk vagy egy meeting.

Nem csak a munkaidőnk 7-15 százalékának hatékonysága a tét.