Folyamatos fejlesztés a meetingen?

adatalapú

UTÓPIA VAGY VALÓSÁG

Egy megbeszélés még jobb verziója 
(esettanulmány 2042-ből, a Szaturnusz gyűrűjéről)

Egy nagyvállalat felsővezetőjét várom a kávémat kevergetve. Ahogy nézek ki az ablakon, látom a Mars vörös kőzetét, a Szaturnusz gyűrűjét. Már rég ki akartam próbálni ennek a trendi űrállomásnak a kávézóját, ezért is örültem annyira, hogy Darren ezt a helyszínt javasolta.

Ahogy ruganyosan lépkedve közeledik felém, már szélesre tárt karokkal üdvözöl is. Pedig előtte csak a telefonon egyeztettünk. Ezek szerint méltán híres a közvetlenségéről és természetességéről.

Joana Parker: Kedves Darren, üdvözlöm! Nagyon köszönöm, hogy elfogadta a felkérést és kicsit mélyebb betekintést nyerhetek az intergalaktikus meeting fejlesztéseikbe.

Darren Lance: Drága Joana, nagyon örvendek. Nekem öröm, hogy beszámolhatok a sikereinkről.

Joana: Lance úr, mesélne kérem arról, hogy mi volt a kiinduló helyzet azon a megbeszélésen, amiről mára cikkek tucatja jelent meg? 

Darren: Klasszikus menedzsment megbeszélés: az összes terület képviseletével tájékoztatjuk egymást, átbeszéljük az aktualitásokat, döntéseket hozunk, ahol szükséges. Ha valaki már volt ilyen megbeszélésen tudja, mik a kötelező elemek: 

  • szigorúan követendő táncrend, avagy agenda, 
  • előzetes felkészülés,
  • formalizált határozati javaslat,
  • előterjesztés és prezentáció.

 

Hétről hétre múlnak a 3 órák, mennek a témák, szépen sorjában intéződik minden, születnek a döntések, haladnak az ügyek. Nyolcan vagyunk, a kabinetvezető kvázi minőség biztosítja a megbeszélés folyamatát, hatékonyságát.

Minden résztvevő felkészül a megbeszélésre, hogy az minél gördülékenyebben menjen.

Joana: Hű, ez már így az eredetileg is úgy tűnik, hogy egy nagyon példaértékű és eredményes megbeszélés volt.

“meghallottam a kevésbé elégedett hangokat”

Darren: Az is volt. Aztán az év első negyedévében meghallottam kevésbé elégedett hangokat, amelyek azt mondták, hogy vannak témák, amik ide tartoznának, mégsem kerülnek is és fordítva.

Emellett az előkészített anyagok érezhetően különböző minőségűek voltak. 

Ennek folyományaként a megbeszélés végén elkezdtük magunktól megkérdezni a következőket:

  • Megbeszéltünk mindent? 
  • Eredményes volt minden napirendi pont? 
  • Fontos dolgokkal foglalkoztunk?
  • Minden fontos odakerült a megbeszélésre?

 

Joana: A “meghallottam kevésbé elégedett hangokat” az pontosan, hogy volt? Milyen csatornán, vagy formában jöttek ezek a visszajelzések?

Darren: Az a helyzet, hogy most a tagok közül többen újak, jómagam is, aki felelős vagyok azért, hogy ez a megbeszélés jól működjön. Adta magát a helyzet, hogy van egy lehetőség ránézni, hogy mi jó, mi nem jó. Rövid időn belül többször is kibuggyant ez a téma magán a megbeszélésen és a négyszemközti beszélgetéseken is.

Valójában érdekelt minket, mögé akartunk nézni, aktívan megkérdeztük a résztvevőket, hogy mit gondolnak.

Joana: Ez nagyon figyelemreméltó, hogy ennyi energiát és időt, odafigyelést tettek ebbe. Bár valóban, ha belegondolok, mi más lehetne fontosabb, mint a vállalat csúcsmegbeszélésének a legeredményesebbé formálása. Ez van a tetején, innen indul minden példa. Az elégedetlenségeket hogyan rendszerezték, fogták csokorba?

“a top vezetés együtt töltött ideje a legértékesebb”

Darren: Pontosan így gondoljuk mi is, a top vezetés együtt töltött ideje a legértékesebb, tehát ezt kell nagyon jól csinálni. Minden érintettel beszéltem. Úgy fest, nem voltunk teljesen elégedettek. A négyszemközti beszélgetéseken az alábbi kérdéseket tettünk föl:

Te mit látsz jónak és mivel vagy elégedetlen? Mit csinálnál másképp?

Mindenki megfogalmazta a véleményét, majd azokat összefésülve vittük vissza a megbeszélésre. 

Joana: Ha jól hallom, akkor egy teljeskörű elemzést és értékelést készítettek. Hogyan fordították a problémát megoldásba? Milyen módon? Kiknek a bevonásával?

Darren: Készítettünk egy prezentációt; idézettel, összegzéssel és javaslattal. Ezt mutattuk be a soron következő megbeszélésen. Majd beszélgettünk, hogy ki mit miért gondol úgy, és mit tegyünk, mit változtassunk.

Nálunk három szintű döntés van: a vezérigazgató hozza meg a végső döntést, plusz 3 board tag hozza a döntéseket, a 4 igazgató véleményét pedig meghallgatják. 

Mindenki nagyon jó szempontokat hozott be, igazi aktivitás volt a témában. Majd kialakult egy közösen elfogadott, jónak gondolt terv, hogy hogyan menjünk tovább.

Joana: Mi lebegett a szemetek előtt, mi volt az elérendő cél?

Darren: Elégedettség, valamint profi, hatékony működés. És az, hogy ezt mindannyian így érezzük.

“A visszajelzés
nagyon fontos számunkra”

Joana: Ez nagyon jól hangzik. És valahogy ahogy beszél, az a sejtésem, hogy ez sikerült is. Már nagyon kíváncsi vagyok: Végül milyen konkrét megoldást vagy megoldásokat találtak?

Darren: Valójában pici változtatásokat vezettünk be:

  • Minden megbeszélést úgy kezdünk, hogy pár percben áttekintjük, hogy mi történik aznap. Itt még lehet változtatni a meneten. Ez jó ráhangoló, fókuszáló. Ez a módszer nagyon jól megérkezteti a résztvevőket, könnyebben tudnak tudatosan jelen lenni.
  • A visszajelzés nagyon fontos számunkra, de csak úgy nem megy. Betettünk egy formális értékelést, visszajelzést, amit minden téma után kitöltünk: 
    1. A téma idevaló erre a megbeszélésre vagy sem?
    2. Milyen volt az előkészítés minősége? 
    3. Mi elvégeztük a hozzá kapcsolódó feladatot (tájékoztatás, döntés, stb)?

        Ezáltal erősödik a visszajelzés kultúrája, köztünk is. 

  • Minden megbeszélés zárásakor áttekintjük a következő 3 megbeszélés témáit. Ha kell itt még beteszünk vagy épp kiveszünk egy-egy témát. Ez jól erősíti a közösséget, hiszen együtt beszéljük meg, hogy mikről fogunk beszélni.

Ezeket a változtatásokat akkor vezettük pont be, amikor online volt a világ, ezáltal a megbeszélésünk is. Így a visszajelző kérdéseket egy, erre a célra kialakított platformon tettük fel, online kellett “nyomkodni” a résztvevőknek a válaszaikat.

“Tanulási ciklusokban gondolkodunk,
nem kell rögtön a tutit kitalálni”

Joana: Értem, tehát egy szép napon ezek a változások életbe léptek. Volt-e valamiféle megegyezés, megfontolás, hogy mi történik a bevezetés után?

Darren: Azt beszéltük meg, hogy negyedév múlva felülvizsgáljuk a működést. Tanulási ciklusokban gondolkodunk, nem kell rögtön a tutit kitalálni. Ez egy folyamatos tanulás, csiszolás.

Joana: Ez milyen igaz! És ez időt hagy és lehetőséget arra, hogy aztán a későbbiekben – ha kell – még jobb verziót alakítsanak ki. Nagyon érdekel, hogy hogyan vált be a rendszer azóta?

Darren: Már majdnem negyedéve vezettük be ezeket a változásokat. Minden nagyon pozitív, a visszajelzések is pozitívak. Azóta visszatértünk offline, személyes üzemmódba. Érdekes, más a dinamika online és offline módon.

“Vissza a személyesbe?”

Joana: Mi változott, amikor onlineból személyesbe váltottak?

Darren: Személyes jelenléttel furának éreztük a visszajelzés online nyomkodását. Felmerült, hogy kell-e ez nekünk egyáltalán, vagy csak szóban mondjuk. Kipróbáltuk, hogy csak beszélünk róla, de beláttuk, hogy az nem jó megoldás. Valahogy struktúra nélkül egy-két alkalom alatt elmosódott a visszajelzés jelentősége. És persze, a szó elszáll. Valahogy súlytalanná vált a szóbeliséggel.

Joana: Milyen eredményt hozott ez a közel negyedév?

Darren: Hatékonyságot, tudatosságot, struktúrát. Amiről korábban csak beszéltünk, hogy mi az ide való téma és helyén kezeljük-e őket, most van adat. Eddig minden téma ide való volt a visszajelzések szerint.

A vezetői intuíciót felváltotta az adatalapú bizonyíték.

Joana: A kiindulópont az elégedetlenség volt. Muszáj feltennem a kérdést: Az elégedettség nőtt a folyamat közben? 

Darren: Igen, határozottan nőtt. Mindenki azt érzi, hogy jobban kihasználjuk az időt, más, új témák is bejönnek, mert együtt beszéljük meg, hogy mi legyen.

A platformot és a környezetet azonban nagyon fontos megteremteni, mert teret ad és új gondolatokat hoz ki.

“mi abban hiszünk, hogy a folyamatos tanulás az,
ami előre visz, és újat hozhat”

Joana: Hogyan tovább? Jött-e ki már most újabb fejlesztési javaslat?

Darren: Most majd a negyedév elteltével kiértékelünk. Megint beszélgetünk négyszemközt a tagokkal, lesznek négyszemközti beszélgetések.

Ez a jövő. Lépésenként haladunk.

Abban biztos vagyok, hogy mindig találunk majd valamit, amit lehet még jobban, eredményesebben csinálni. Erről szól a tanulás.

Mindemellett – azt gondolom – nemcsak az elért eredmény vagy elégedettség a fontos. Hanem az is, hogy ezt időről-időre transzparensen megmutassuk, egyrészt a belső körnek, a megbeszélés résztvevőinek, másrészt a szervezet egészének.

Hiszen mi abban hiszünk, hogy a folyamatos tanulás az, ami előre visz, és újat hozhat. A legfontosabb az, hogy folyamatosan vizsgáljuk, értékeljük azt, amit csinálunk és a hatásait. Ez a mostani állapot egy pillanatkép. Lehet, hogy a következő időszakban mégis áttérünk a szóbeli visszajelzésre a nyomkodás helyett. Ki tudja? A lényeg az, hogy mindig tartsuk a folyamat ütőerén a kezünket.

“érdemes adatalapú bizonyítékokat szerezni”

Joana: Nagy élmény volt hallgatni önt, Mr Lance. Biztos vagyok abban, hogy olvasóinknak is olyan inspiráló és erőt adó lesz a cikk olvasása, mint amilyen hatást tett most rám. Nagyon köszönöm a beszélgetést! Utolsó gondolatként kiemelném, ami nekem mindenképp egy óriási lecke: A vezetői intuícióra alapozva lehet fejlesztést végrehajtani, de közben nagyon érdemes adatalapú bizonyítékokat szerezni. Ezt beépítve biztosíthatjuk a szervezet folyamatos tanulását, fejlődését.

Darren: Kedves Joanna! Örömmel álltam rendelkezésre. Köszönöm az utolsó gondolatot. Valóban ez az, amit érdemes továbbvinni. És talán még az, hogy nem nagy dolgokra kell gondolni egy-egy jobbító fejlesztésnél. Ezek mindig apróságokból állnak. Ne tessék egyszerre két lábban lépni. Csak kis lépésenként!

***

Az interjú végeztével elbúcsúztunk és én egy hipergalaktikus lifttel elindultam a mínusz ötvenedikre, ahol a bolygóközi járművem várt.

Egyetlen kérdés csupán az, hogy a történet mely részei történhettek volna akár 2021-i Magyarországon?

Megosztás:
Megosztás itt: facebook
Megosztás itt: twitter
Megosztás itt: linkedin
purpleCircle
Ingyenes felmérés

Jelentkezz ingyenes felmérésünkre

purpleCircle
Megoldom magam

A varázslatos megbeszélések titkai

Legyen Tiéd a meeting tervezési kisokosunk.

Ára: most 7.490 Ft +ÁFA

A varászlatos megbeszélések titkai tudásanyagból választ kapsz olyan kérdésekre, mint:

  • Biztos, hogy egy megbeszélést összehívni a legjobb módszer?
  • Kiket hívjak meg?
  • Hogy tudok időt spórolni?

Csak töltsd ki az űrlapot és mi 24 órán belül elküldjük neked a számlát az utalási adatokkal.