„Újévi fogadalomként vásároltam egy fitness órát. Ahogy teltek a hónapok, egyre inkább figyeltem az óra rögzítette adatokat és egyre inkább motivált, hogy meglegyen az a bizonyos lépésszám.
Később észrevettem azt is, hogy az óra többi mutatója is érdekel. Tudatosult bennem, hogy lehet ugyan az első helyen parkolni a sétálás helyett, de az óra könyörtelenül szembesíteni fog a következményekkel. Örömmel töltött el a felismerés, hogy a fitness adataim az idő előrehaladtával javulnak. Mi több, célokat tűztem ki lépésszámra, aktivitásra. A fitness óra egy-egy értékének a javulása elégedettséggel töltött el.
Szeretem az órámat, mert segít karbantartani a fittségemet. Egy olyan világban, ahol rengeteg mindenre kell figyelni, jól jön a segítség.”
Kár, hogy nincs meeting fitness óra…
Rengeteg meetingünk felesleges és unalmas. Vajon miért van az, hogy nagyon nehezen tudunk tenni ellene?
Ennek egyik oka az lehet, hogy a meeting vezetőjének egyfajta vakfoltja van a saját meetingjére. Hasonlóan az első randin, amennyiben lehetőségünk van hosszan beszélni magunkról, hajlamosak vagyunk a találkát szupernek, a potenciális partner izgalmas embernek gondolni. Miért? Mert sokat beszélhetünk magunkról.
Amikor a meeting vezetője uralja a megbeszélést, mondja-mondja és másoktól is visszaveszi a szót, szintén szuper a meeting. Egy ember számára biztos.
A hátterében állhat az is, hogy a meetingek résztvevői sok esetben ráhagyják a meeting hatékonyságának kérdését a meeting vezetőjére. Pedig nagyon sok lehetősége van egy résztvevőknek is befolyásolni a meeting folyamatát. Aktivitással, fókuszált figyelemmel, értő hallgatással, nyitott kérdésekkel, rész-összefoglalással, javaslattétellel – nem kis terei a megbeszélés menetének és ezzel a hatékonyságának befolyásolására.
A résztvevők visszajelzésének meglehetősen korlátozott tere van. A megbeszélés értékelésére vonatkozó visszajelző kérésre nem túl sűrűn kerül sor. Ennek egyrészt időbeli korlátja van. Mindenkinek menni kell a következő meetingre. Időnként hallhatunk „jó volt?” kérdést. Sokkal valószínűbb azonban az „Aha” válasz a „Háát, hosszú volt és sok felesleges kör volt benne” őszinte verziónál.
Tény, hogy a megbeszélés egy fehér folt a vállalkozások költség sorai között. Minden vállalkozásban van felelőse a marketing költségnek, az anyagköltséget is részletesen elemezzük. Tudjuk, kit kérdezzünk, ha létszám összetételéről szeretnénk többet tudni. A sok költségsor és elemzés között a „megbeszélések költségei” mint tétel ritkán – ha egyáltalán – látható.
A láthatatlansága miatt önálló életre kel. Kitölti a rendelkezésére álló időt. Az időnkön keresztül pazarolja a pénzünket. Elhasználja az energiánkat, elviszi a figyelmünket, csökkenti a döntési energiánkat. Terjeszkedik. Addig, amíg hagyjuk.
A „megbeszélés-költség” természetrajzához néhány kérdéssel kerülhetünk közelebb. Hol találjuk a megbeszélések költségét az eredménykimutatásban? Ki felel a mértékéért? Hogyan mérhetjük? Milyen kontroll van rajta?
Egyszerűbb az első két kérdés. A megbeszélések költségét a résztvevőkön keresztül a személy jellegű kifizetések között találjuk. Közvetetten. A mindenkori vezető felelősségével.
A „hogyan mérjük?” kérdés a meetingek vonatkozásában egyszerű mégis ritkán feltett kérdés. Márpedig Peter Drucker híres mondása szerint: „Ha nem tudod mérni, nem tudod menedzselni sem.” Vannak projektek időráfordításait mérő rendszerek. Ezek jobbára az adott projektre könyvelt időket, projekt státusz megbeszéléseket tartalmazzák. Mondhatjuk a meetingek egy részét mennyiségben mérik, de a meeting eredményessége ezeknél a rendszereknél sem merül fel. Mindazonáltal a meetingek mennyiségének és minőségének mérése diagnosztikai és metrics eszközökkel az egyszerűbb elemzések közé tartozik. Illetve tartozna, ha végeznénk.
A meetingek kontrollja az igazán nehéz dió. Ha szeretnénk, bármilyen szervezetben össze tudunk hívni egy meetinget. Kisebb vagy nagyobb szervezéssel, különböző időtávban. De össze tudjuk hívni. Egyértelmű, hogy nagy a szórás az egyes szervezetek esetében. A budget kontrollja a legtöbb szervezetben erősebb mint az idő felhasználásának a kontrollja.
Változtatni nem könnyű. Akkor sem, ha van az aktivitásunkat folyamatosan figyelő fitness óránk.
Ha nincs meeting fitness óránk, akkor pláne nehéz.
Egy nagyon egyszerű számítást ekkor is megtehetünk. Mindössze néhány percet vesz igénybe. A naptárunkban lévő megbeszélések idejét adjuk össze egy hónapra. Számoljuk ki, munkaidőnk hány százalékát töltöttük megbeszélésekkel. Ez az százalék is már beszédes. Kezdetnek ez az adat lehet a meeting fitness óránk első adata.
