Milyen egy hatékony, profi megbeszélés?
Maximum annyi ideig tart, ameddig tervezve volt. A résztvevők legalább olyan energiaszinttel távoznak, ahogy jöttek. Minden kitűzött napirendi pont terítékre került, és a döntési helyzetekben megszületett a döntés. Tudjuk a következő lépéseket. Mindenkinek tiszta a szerepe, feladata.
Összegyűjtöttünk 7+1 tippet arra, hogy hogyan vezesd a megbeszélést eredményesen.
Tipp #1: Köszöntés
Bármely megbeszélésen vagyunk, kezdjük azt a résztvevők üdvözlésével. Mielőtt belecsapunk a megbeszélés menetrendje szerinti első pontba, hagyjunk időt a mentális megérkezésre. Ha egy kérdést felteszünk valami nagyon hétköznapi témában, a résztvevőknek lehetőségünk van kapcsolódni, és jelenlétüket aktívra “kapcsolni”. Könnyed bevezetés lehet például egy utalás, arra, hogy milyen jó, hogy ma nem tekergőzött a sor a menzán. Hát veletek mi újság?
Ebben a pár percben mindenki rá tud hangolódni az adott társaságra és teljes figyelmével lesz jelen.
Tipp #2: Cél és napirend ismertetése
Ha megfelelően terveztük a megbeszélésünket (ide link a 1-es cikkhez), a napirendet már előre kiküldtük a résztvevőknek. E mellett fontos, hogy röviden a megbeszélés elején is ismertessük azt, kiegészítve a várt eredménnyel. Így biztosíthatjuk, hogy mindenki tisztában van a céllal és kimenettel. Fontos, hogy ezt mindenki értse, hiszen ennek mentén tud hozzájárulni aktívan a megbeszélés hatékonyságához.
Tipp #3: Keretek átbeszélése
Egy megbeszélés nemcsak idő- és térbeli keretekkel rendelkezik. Fontos megegyezni abban a módban, viselkedésben, ami a legjobban segíti az adott témát. Van, amikor feszesebb, van, amikor lazább keretek illenek az adott tematikához. Általánosságban igaz, hogy a megbeszélés megszakítása kizökkenti a résztvevőket. Ilyen a ki-be mászkálás, “fontos” telefon felvétele. Akkor a leghatékonyabb a munka, ha mindenki az adott témára fókuszál. Ha leesik az energiaszint, inkább tartsunk szünetet. Majd újult erővel folytassuk.
Sok szervezetben előfordul a megbeszélés közbeni számítógép használat. Ez megakadályozza az aktív, teljes jelenlétet, bár általában hallgatólagosan eltűrjük ezt a viselkedést. A kereteket érdemes együtt megbeszélni és megállapodni abban, hogy mi hogyan fog történni. Ez csak pár percet vesz igénybe, viszont ez szolgál majd hivatkozási alapul.
Tipp #4: Szerepek
Egy megbeszélésen az egészséges keretezéshez hozzátartozik, hogy nem véletlenül alakul ki az, hogy ki mit csinál. Fontos, hogy dedikált, felelősséget vállaló résztvevők lássák el az alábbi szerepeket. Több szerepet is elláthat egy valaki, ezt mindig a konkrét szituáció és a csoportméret határozza meg. Legjellemzőbb szerepek:
- A megbeszélés levezetője: halad a napirend mentén, felvezeti a témákat, vezeti a beszélgetést. Témához és célhoz illeszkedő módszertant javasol, segíti a célok elérését. Biztosítja, hogy mindenki kapjon szót, ahol ez releváns. Betartatja a közösen megállapított kereteket.
- Az időfelelős az idő őre. Egyik szemét mindig az órán tartja és jelzi, ha az adott témára szánt idő lejárt.
- A Jegyzőkönyv-vezető jegyzeteket készít, rögzíti a döntéseket, megállapodásokat
- A facilitátor megtervezi a meeting folyamatát, segíti az aktivitást, a bevonódást, fókuszban tartja a témákat. Témához és célhoz illeszkedő módszertant javasol, segíti a célok elérését. Biztosítja, hogy mindenki kapjon szót, ahol ez releváns.
Tipp #5: A megbeszélés levezetése, facilitálása
A hatékony megbeszéléseken mindenki tudja, mi a téma, hol tartunk és mit várnak el tőle. A facilitátor a témához és célhoz illesztett módszerek használatával éri el, hogy minden résztvevő szakértelme, tudása érvényesüljön. Az esetleges, akadályozó viselkedéseket szintén a facilitátornak kell megszüntetni. A beavatkozásra számtalan jól bevált technika létezik. Sokszor önmagában a keretekre való hivatkozás is megoldja a fennakadást. A csendesebb embereket bátorítani lehet a megszólalásra, a hangosdomináns résztvevőket pedig gyengéd le lehet halkítani.
Valójában a facilitátori munka egy külön szakma. Olyan módszertani és szemléletbeli képességeket, készségeket igényel, ami nem születik nem magától. Ezt tanulni kell.
A teljesség igénye nélkül hoztunk néhány példát arra, hogy mi minden feladata van a megbeszélés közben a facilitátornak. Egy résztvevői csoport azonban egy élő szövet. A facilitátor folyamatos feladata a csoportdinamika, az energia szint tudatosítása és kezelése is..
Tipp #6: Akcióterv készítése
A megbeszélés talán legfontosabb eleme az, hogy a megvitatott témák végén konkrét feladatokat, akciókat tűzzünk ki.
A feladatokat ne csak szóban mondjuk el, vagy egy-két résztvevő magának felírja, hanem beírjuk egy akciótervbe.
Miért kell leírni? A szóban elhangzott döntésekre nem lehet hivatkozni. Amit csak kimond valamelyik résztvevő, vagy magának felír, azt nem lehet számonkérni. Abban a pillanatban, hogy egy közös akciótervbe beírjuk a feladatokat, tehát „nyoma” lesz, hirtelen mindenki „átgondolja”, mennyi munkával is jár a feladat neki, illetve csapatának. Így jön létre a közös megállapodás.
Tipp #7: A megbeszélés zárása
Sokszor elmarad a megbeszélés zárása, mert nincs rá idő. Mindenki csak rohan tovább. Mi a baj ezzel? A befejezetlenség munkát ad a továbbiakban. Energiát von el azáltal, hogy nyitva, vagy félig nyitva hagytuk a dolgokat. Az embereknek nincs meg az a jó érzésük, hogy „teljesítettük, amiért jöttünk”, vagy „tudok mindent, mehetek dolgozni”.
A megbeszélés végén pár mondatban mondjuk el, mit értünk el, mit végeztünk. Van-e olyan téma, amit tovább kell gördíteni, esetleg újra elvenni. Ez egyrészt biztosítja azt, hogy elégedettek lehessünk legalább egy percre, mert jól elvégeztük, amit terveztünk. Másrészt teljesen tiszta mindenkinek, hogy melyik témával hol tartunk.
+1 tipp: A megbeszélés értékelése
Ott helyben a megbeszélés végső zárása előtt, mint egy utolsó akkord, meg lehet kérni a résztvevőket, hogy értékeljék a megbeszélés eredményességét. Ez lehet egy, kettő vagy három egyszerű kérdés. Ezzel azt érhetjük el, hogy az emberek felelősséget vállalnak a megbeszélés eredményességéért, hiszen valahol mindenki hozzájárulása szükséges ahhoz, hogy a megbeszélés eredményes legyen. Az értékelést aztán tükörként, visszajelzésként is lehet értékelni és tanulni belőle. A kapott eredmény mentén fejleszteni a megbeszélést, hogy minél hatékonyabban működjünk.
Ha szeretnél többet megtudni a témáról, akkor ajánlom figyelmedbe ingyenes konzultációs lehetőségünket!
