Miért érdemes egyáltalán foglalkozni azzal, hogy mi van a megbeszélés előtt?
Amint elkezdődik egy megbeszélés, már nincs arra lehetőség, hogy átgondoltan, alakítsuk, megtervezzük azt. Ez esetben a megbeszélés hatékony vagy kevésbé hatékony megszokás mentén, valamint a résztvevők aktuális felkészültsége és kompetenciái mentén fog alakulni. Röviden felkészülés nélkül esetleges lesz a megbeszélés eredménye. Előfordulhat az is, hogy nem tudják a résztvevők, hogy elégedettek-e az eredménnyel, mivel a megbeszélés célja nem volt határozva.
Mindannyian ültünk már olyan megbeszélésen, ahol még a végére sem derült ki, hogy miért is ültünk le és mit szerettünk volna elérni. Mindenki hasonló mondattal a fejében távozik: “Ennél még az is jobb lett volna, ha alszom egyet.”
Az, hogy egy megbeszélés mennyire lesz hatékony, nagyrészben az előkészületektől függ. Vegyük górcső alá, melyek azok az elemek, amelyik a maximális hatékonyságot biztosítják.
Összegyűjtöttük, mi az a 7, na meg a plusz 1 egyszerű kérdés, amit minden egyes megbeszélés előtt érdemes feltenni magunkban.
1.kérdés: Mi a célom?
Minden egyes megbeszélés előtt – akkor is, ha rendszeresen ismétlődő – fel kell tennünk a kérdést, hogy mi a megbeszélés célja, milyen eredményt várunk el. Mi történjen, ha mindent jól csinálunk?
Minél konkrétabb célt vagy célokat tudunk meghatározni, annál könnyebb lesz tudni, hogy elértük-e. Jó cél lehet például egy bizonyos témában ötleteket gyűjteni, vagy megoldási javaslatokat hozni. Ha a “Mi a célunk?” kérdésre nem tudunk válaszolni, inkább ne tartsunk megbeszélést. Ha a szándékunk például egy egyoldalú, egyszerű tájékoztatás, oldjuk meg másképp!
Egy megbeszélés célja azonban lehet kettős: tartalmi és csoportdinamikai. Mit jelent ez? Több témát kell érintenünk, és bár lehet, hogy ezek közül némelyeket másképp megbeszélés nélkül is meg tudnánk oldani, a csapatnak most különösen jót tesz az élő találkozás.
A cél meghatározása mellett fontos arra is gondolni, hogy milyen eredményt várok el. Milyen kimenettel, konkrétummal leszek elégedett? Ez egy akcióterv, egy felelős lista, egy vagy több konkrét döntés, egy tervezési dokumentum.
2.kérdés: Kit hívjak el?
A jól átgondolt célból kiindulva meg kell határoznom, hogy kiket hívok a megbeszélésre. Fontos szempontokat kell átgondolnom: kiknek a szakterülete a porondon levő téma, kiknek a gondolataira számítok, kik az ügyben a felelősségi és döntési jogkörrel rendelkező emberek?
Érdemes ennél a kérdésnél is elkerülni az “így szoktuk” berögződést. Például egy területről teljesen felesleges egynél több embert meghívni, ha az az egy kompetens, akkor az ő aktív jelenléte tökéletesen elég.
3.kérdés: Mikor tartsuk a megbeszélést?
Ha rendszeres meetingről van szó, akkor érdemes ugyanazon napon és időben tartani az alkalmakat, hogy beépüljön a csapattagok rutinjába és jó ritmusban tudjanak készülni rá. Érdemes figyelembe venni – ha lehet – az adott napra tervezett egyéb találkozókat is. Az emberek nagyon könnyen betelnek a meetingekkel. Ne terheljük túl a rendszert, mert egyre csökken a hatékonysága!
4.kérdés: Mennyi időt szánjunk rá?
Egy megbeszélés, találkozó optimális időtartama precíz tervezést igényel. Ha fontos, hogy a résztvevők ne vesztegessék az idejüket, és aktívan hozzájáruljanak a szóban forgó témához, vegyük figyelembe a következőket:
- a tematikát ütemesre tervezzük,
- soha ne ütemezzük be a teljes rendelkezésre álló időt. 70%-os tervezéssel, 30 % puffert
érdemes hagyni a nem várt eseményekre vagy az egyes elemek lassabb haladására.
5.kérdés: Hol tartsuk a megbeszélést?
A megbeszélés helyszínét alapvetően sokszor maga az élet határozza meg; ha van rá lehetőség és fontos a személyes jelenlét, offline találkozás javasolt. Operatív, ismétlődő, vagy gyors döntést igénylő helyzetekben az online meeting is tökéletes választás lehet.
Ha a csapattagok távol dolgoznak egymástól (home office vagy nemzetközi csapat), az online megbeszélés az egyetlen választási lehetőség.
6.kérdés: Mik az elvárások a meetinggel kapcsolatban?
Egy meeting egy adott témát vagy témákat érint. Ezekkel kapcsolatban – még a tervezés fázisában – fontos feltennünk magunkban a kérdést, hogy az én személyes/vezetői elvárásaim mellett milyen elvárásokat támaszt a menedzsment, a board, a tulajdonosok. Ez például egy stratégiai megbeszélésen, vagy egy évtervezési workshop alkalmával kulcsfontosságú.
7.kérdés: Ki és hogyan dönt az adott kérdésben?
Már a megbeszélés tervezésekor tudatában kell lennem, hogy mely témákban szeretném, ha eljutnánk a döntésig. Bizonyos típusú döntések demokratikusabb döntéshozatali módon, míg mások egyszemélyű döntést igényelnek a szakértők meghallgatása után. A különböző döntéshozatali módon időigénye, eszközigénye, módszertana különböző. Ezekre mind előre fel lehet és kell készülni.
+1 tipp:
Minden megbeszélés előtt érdemes nem csak átgondolni a fenti 7 kérdést, a megbeszélés kereteit, menetét, de le is írni a fontos elemeket. A megbeszélés napirendjét érdemes előre megosztani a résztvevőkkel, mert akkor mindenki tudja, mire számíthat.
Egy jól megtervezett megbeszélés már fél siker a hatékonyság felé.
Ha szeretnél többet megtudni a témáról, akkor ajánlom figyelmedbe ingyenes konzultációs lehetőségünket:
