Hogyan merült fel az igény, hogy a menedzsment meetingetek fejlesztésébe fogjatok?
2021. őszén azzal hívott fel bennünket Vörös Gyula, a Bio-Textima Kft. ügyvezetője, hogy segítsünk a heti menedzsment megbeszélés kialakításában, hatékony strukturálásában. Mivel hiszünk abban, hogy egy vállalatban a vezetői csapat ideje minden szempontból a legdrágább, nagy örömmel álltunk a rendelkezésére.
Gyula agilis, energikus ügyvezetőként látta, hogy a vezetői csapatban a kommunikáció és a munkavégzés nem elég hatékony és szeretett volna külsős segítséggel ezen változtatni.
A jelenlegi helyzetük felmérésével kezdtük, megértettük a céljaikat, majd megterveztük, bevezettük és meggyökeresítettük a menedzsment megbeszélés struktúráját és mindazt, ami az eredményes megbeszéléshez szükséges.
A közös munka hatására javult a kommunikáció és az együttműködés hatékonysága, kevesebb időt töltenek a közös dolgaik rendezésére.
Interjú Vörös Gyulával:
Vörös Gyula: az igazság az, hogy éppen autóztam és hallottalak benneteket a Győr+ rádióban, hogy a megbeszélések hatékonyságáról beszéltek. Nekem pedig éppen ez volt az egyik olyan téma, ami húsba vágó volt és szerettem volna változtatni rajta. Úgy éreztem, hogy elérkezett az idő, szükséges változtatni az akkori gyakorlaton, rengeteg időmet vette el ugyanis az, ahogy korábban a dolgokat menedzseltem.
Mi volt a helyzet nálatok, mielőtt találkoztunk?
Vörös Gyula: A legnagyobb nehézség talán abban állt, hogy nem volt rendszer és tudatosság a vezetői egyeztetéseinkben. Azt gondoltuk mindannyian – mondhatom ezt a vezetőtársaimmal nevében is – , hogy rendelkezésre állunk, amikor szükséges, hogy gyorsan megbeszéljük az adott témát. Így aztán sokszor egész nap spontán megbeszélésekkel telt. Volt olyan, hogy a munkaidő végéhez érve döbbenten láttam, hogy már este 5 óra és még semmit nem végeztem abból, amit terveztem, mert megállás nélkül a felmerülő kérdéseket döntöttük el.
Mi volt a fejlesztés lényege? Milyen szemléletbeli változást hozott a tevékenységetekbe?
Vörös Gyula: Összeállítottuk, melyek azok a témák, amelyekkel rendszeresen foglalkozni szeretnénk. Minden témának lett egy témagazdája, a vezetők felelősségi területe szerint. Az egyes témagazdák a heti vezetői megbeszélésekre hozták a TOP5 témáikat, az időszükséglet meghatározásával. Ez egyik oldalról önfegyelmet igényel, hiszen nem kalandozhatunk el – ez egyébként a mai napig kihívás számunkra. Másik oldalról viszont hatékonyak tudunk lenni és így minden fontos dolgot meg tudunk beszélni. Ami a szemlélet-változást illeti: hát, ami nagyon szembejön mindig: az a priorizálás fontossága. Hogy mindig több téma van, mint idő.
Épp ezért az egyes témák, feladatok priorizálása egyelőre még kihívás számunkra. A másik, ami nagyon átalakult a vezetői csapatban: az a transzparens kommunikáció egymással. Korábban rendszeresen jöttek be a vezetők, hogy az éppen aktuális ügyes-bajos dolgaikat egyeztessék, ez a helyzet mára úgy átalakult, hogy a heti megbeszélésen tárgyaljuk a nagy részét. Persze szükségesek külön operatív egyeztetések vagy elakadások esetén egyéni megbeszélés, de ezek nem általánosak, ugyanakkor hatékonyan segítik a heti megbeszélések rendszerét.
Mondj nekem konkrét számokat és eredményeket, amiben mérhető, hogy a mi együttműködésünk sikeres volt.
Vörös Gyula: Konkrét számokban nézve: korábban szinte az egész napomat megbeszélések tették ki. Mára ez jóval lecsökkent: egy hetemet tekintve 16 óra alatt van, amit megbeszélésekkel töltök. Ez számszerűsíthető haszon, hiszen a felszabaduló időmet tudom a kontrolling rendszer fejlesztésére, a gyár lean működésére, optimalizálására fordítani, ami igen fontos előrelépés számunkra. Egyszóval időt nyertem. Az idővel pedig felkészülést a jövőre.
Mit látsz, a jövőben mit fog tudni hozni neked ez a fejlesztés? Megéri-e az olyan cégeknek, mint a tiétek, hogy fejlesszék a vezetői megbeszélésüket?
Vörös Gyula: Amit hoz: hatékonyság, fókuszálás, priorizálás fontossága.
Igen. Megéri, mert aki szeretne növekedni és fejlődni, annak hatékonyabb működésre van szüksége. Főként a menedzsment szinten fontos az eredményes és hatékony működés, mert egyrészt itt vannak a legdrágább emberek, másrészt a vezetői működést látják a kollégák, amit ha kell, ha nem, mintának vesznek.
Mit üzennél a 3 évvel ezelőtti magadnak?
Vörös Gyula: Hú, sok mindent. De többek között azt, hogy ne vegyem természetesnek, hogy a megbeszélés az úgy magától hatékony és flottul megy. Ezzel is, mint sok mindennel az a helyzet, hogy érdemes megtanulni jól csinálni, mert a korábbi tapasztalatok nem feltétlenül segítenek a hatékony működés kialakításában
