A meeting, mint a szervezet barométere I.

Figyelembe véve az idő mennyiségét, amit megbeszéléseken töltünk, érdemes és érdekes megvizsgálni, hogy a meetingek hogyan befolyásolják a munkatársak mindennapjait, elkötelezettségét és hatékonyságát. A meetingek egyre inkább teret hódítanak, már nem a feladataink közötti események, hanem maga a – sokszor egész napokat kitöltő –  munka. Ez még inkább igaz a vállalati ranglétrán felfelé lépkedve.
“Az üzleti világ valutája nem a pénz, hanem a meeting”- fogalmaz egy Forbes cikk . Én tovább megyek. A szervezet, a vállalat, a cég barométere is.

Barométer – légnyomás | szervezeti kultúra – meeting

Barométer a légnyomást méri. A légnyomás az adott helyen uralkodó nyomás, melyet a körülvevő levegőréteg súlya okoz. Függ az időjárástól, valamint a helyi magassági viszonytól. A légnyomási ingadozások megfigyelése lehetővé teszi az időjárási előrejelzést. Az aktuális légnyomást egy mutatóval megjelöljük és megfigyelhetjük a változásokat. A változások minősége nem csak az aktuális állapotot láttatja, de előrejelzésre is alkalmas. Az elmozdulás iránya egyértelműen meghatároz egy-egy hamarosan bekövetkező időjárási jelenséget.
A barométerek használati útmutatójában kiemelik, hogy rendkívül fontos a légnyomásmérőt használat előtt bekalibrálni.
Mit jelez a szervezeten belüli megbeszélés, az életünk részeként megjelenő, bűvös ’meeting’? Koncentráltan: a szervezeti kultúrát. 

A meetingen nemcsak az egyéni viselkedések, de az egymás közt létrejövő interakciók is észlelhetők, tetten érhetők. Mégpedig végtelenül egyszerűen. Nem kell semmi mást tennünk, csak figyelnünk. Ebből a figyelemből születik a mérőeszközünkegy-egy meetingen a legtöbb szervezeti kultúra elem mérhető. Számszerűen megfigyelhetjük minden megszólalásban, viselkedésben, a csendben, a történések strukturáltságában. De tetten érhetjük egy mélyebb dimenzióban: a formalitás szintje, az idő kezelése, a döntéshozatali mechanizmus, a hierarchia figyelembevétele, vagy a kimondatlan feltételezések megfigyelésével is. 

A szervezeti kultúra egyszerűen szólva a “hogyan”.  Az a mód, ahogyan a dolgokat csináljuk a szervezetben. Onnan kezdődik, hogy hogyan üdvözöljük egymást reggel, hogyan festenek az asztalaink, vagy megbecsüljük-e a másik szakterület munkáját. Ezek mind a kultúra elemeit reprezentálják és hatással vannak arra, hogyan vagyunk a szervezetben. A meetingek a szervezeti kultúra különösen hangsúlyos reprezentánsai. Mintegy a cégkultúra mikrokozmoszai. A megbeszéléseken kompaktan meg lehet figyelni olyan viselkedéseket, dinamikát, karakterisztikát, ami átszövi a szervezet életét, egészét.
Attól függően, hogy mit tapasztalunk, ez felemelő vagy épp kiábrándító hír is lehet. 

Adj magadnak egy percet és idézd fel az utóbbi néhány meetinget, amit tartottál vagy amin részt vettél a munkahelyeden. Milyen volt a résztvevők interaktivitása? Mindenki pontosan érkezett? Sokat hallottad egy bizonyos ember hangját? Volt, akit egyáltalán nem hallottál? Hogy voltak a székek elrendezve? Feldobódva, inspirálva, elégedetten vagy frusztrálva távoztál?
A válaszok ezekre a kérdésekre számítanak. Mégpedig nagyon.

megbeszélések mikéntje egy jeladóként működik arra vonatkozóan, hogy ebben a bizonyos csapatban mi az, ami elfogadható vagy akár elvárt viselkedés. Ezért aztán érdemes a meetingeket olyanná formálni, ahogy a cég többi életterületén is szeretnéd, hogy működjön az élet.
Van egy pár könnyen tetten érhető mutató, ami által jól látszik, hogy a kívánt kultúra miképpen jelenik meg a meetingeken.

Vegyük sorba a megbeszélések időjárás-előrejelzőit! 

Nevezetesen azt, hogy mit jeleznek az apró összetevők, momentumok egy megbeszélésen. Ezek mind mérhető elemek: Egy bizonyos elem van vagy nincs egy meetingen? Ez könnyen észlelhető. Hányszor fordul elő? Véletlenül vagy tervezetten? Ez erősíti valamelyik szervezeti kultúra elemet vagy pont ellene megy?

struktúra
Amit megfigyelhetünk: Van előre összeállított napirend a meetingre vonatkozóan?

Egy meeting struktúrája a kitűzött célt hivatott segíteni. Éppúgy, ahogy a cégkultúra összehangolódik az üzleti stratégiával. A megbeszélés agendájára vonatkozóan nincs vényre kapható recept, ahogy a cég egészének működési módjára sem. Egy azonban biztos: érdemes tudatosan alakítani azt. Ez jelenthet egy keretet, ahogy a megbeszéléseket kezdjük és befejezzük, továbbá azt is, hogy vannak-e beépítetten fix elemei a megbeszéléseknek.

bevonás, avagy részvételre ösztönzés
Amit megfigyelhetünk: Milyen arányban oszlik meg a „szereplés” az egyes résztvevők között?

Ahelyett, hogy a meeting egyetlen embernek ad lehetőséget információ megosztásra (erre egy e-mail is kiválóan alkalmas), a megbeszélés remek helyszín a gondolatok megosztására, és az együttműködésre. A csapatot nagyon jól lehet aktivizálni akár az egyes résztvevők véleményének kikérésével, akár a kérdésekre adott lehetőséggel. A megbeszéléseken az ilyenfajta viselkedés ösztönzése azt mutatja, hogy a kollégák a megbeszélésen kívüli tereken is bátran kérdeznek, nyíltan gondolkoznak együtt, ötletelnek. Végeredményben ez egy támogató, innovatív kultúrát teremt.   

meeting szervezeti kultúra

jelen lenni: időben-térben, testben és lélekben
Amit megfigyelhetünk: Pontosan kezdődik a meeting? A meeting a fő fókusz abban az órában?

A pontosság nemcsak pozitív példát állít, hanem demonstrálja azt is, hogy a szervezet értékeli a kollégák idejét és egyéb munkahelyi feladatait. Az együtt töltött idő a legdrágább idő! Ki is lehet számolni, mennyi a csapat “óradíja”. Érdemes várakozás helyett érdemben tölteni azt.
A megbeszélés fókusza az ott történteken van, mindenki figyel, ha van mondandója, mondja, aktív. A figyelmet nem vonja el semmi, se telefon, se más feladatok végzése a laptopon.
A történet másik fele a mentális jelenlét a megbeszélésen. A jelenlét minősége. Ez akkor is fontos, ha nem éppen te vezeted a meetinget.  Precedenst teremt és azt mutatja, hogy tiszteled mások munkáját, és erőfeszítését. A “lélekben jelen lenni” atmoszférát egyszerűen életre kelthetjük, ha mindenkitől kérünk egy-egy szót, ami leírja, hogy  van éppen a meeting elején és végén. Mini nyitó- és záró ceremóniaként is zseniális, ezen felül a közösség erősítésnek is eszköze.

meeting kultúra szervezet

Cikkünk első részében a “meeting-barométer” első három mutatójával foglalkoztunk. Ezek a struktúra, a bevonás és a jelenlét. A barométer mutatói az ‘itt és most’ állapotát jelzik. Jó ha tudjuk és tudatosítjuk, a mindenkori helyzetünkről tudunk tovább rugaszkodni. A cikk folytatásában további négy jól megfigyelhető mutatóval ismerkedünk meg.

Megosztás:
Megosztás itt: facebook
Megosztás itt: twitter
Megosztás itt: linkedin
purpleCircle
Ingyenes felmérés

Jelentkezz ingyenes felmérésünkre

purpleCircle
Megoldom magam

A varázslatos megbeszélések titkai

Legyen Tiéd a meeting tervezési kisokosunk.

Ára: most 7.490 Ft +ÁFA

A varászlatos megbeszélések titkai tudásanyagból választ kapsz olyan kérdésekre, mint:

  • Biztos, hogy egy megbeszélést összehívni a legjobb módszer?
  • Kiket hívjak meg?
  • Hogy tudok időt spórolni?

Csak töltsd ki az űrlapot és mi 24 órán belül elküldjük neked a számlát az utalási adatokkal.