Meeting – hányszor halljuk ezt a szót a folyosón? Rengetegszer. Milyen jelzők hangzanak el a környezetében? Ilyeneket mondanak, hogy ’unalmas’, ’hosszú’, ’haszontalan’, ’felesleges’, ’one man show’, ’időpazarlás’, ’pofavizit’. Akár azt, hogy ‘az a hely, ahol megkapjuk a feladatokat’, esetleg megtoldva azzal, hogy ‘mellé a kijáró pofonokat’.
A fenti szavakban van valami passzív, valami lemondó, valami feladás. Csak legyintünk. Vállat vonunk. Esetleg egy hozzáadott szemforgatás. Ennyi. Mit lehet tenni? – a meetingeket el kell viselni, mert vannak, kötelezőek és kész. A céges élet ’szükséges rossza’.
Hogy kerül a vezető a mosdóba?
Vezetőként általában a fenti jelzőket nem halljuk, mert – a fene egye meg! – pont nem vagyunk ott és akkor a folyosón, a konyhában, a mosdóban. Tegyük fel, hogy valami varázslat folytán mégis a fülünkbe jut az általunk tartott meeting kapcsán a résztvevők véleménye. Ha ez egy májhízlalós dicséret, akkor széles vigyor és elégedettség terül el az orcánkon. Ha a vélemény elégedetlenséget fejez ki, legalább két lehetőségünk van.
Megtehetjük, hogy nem foglalkozunk a kritikával. Gondolhatjuk azt vezetőként, hogy fontosabb dolgaink is vannak. Amit még tehetünk, hogy próbáljuk megérteni a jelenségeket, elemezni az okokat. A kritika hangjában megláthatjuk a lehetőséget. Lehetőséget a megbeszéléseink fejlesztésére, végeredményben a kultúra fejlesztésére.
Hogy is van ez?
Egy meetingen ülve nem pusztán azt tapasztalhatjuk meg, hogy jól strukturált a felépítése, előkészített, a résztvevők aktívak, de egy koncentrált mintát vehetünk a szervezeti kultúrából is.
A cégkultúra az, amit és ahogy csinálunk mi együtt a szervezetben. A meetingek koncentrálják a kultúra elemeit. Ha “bele akarsz szagolni” egy szervezet életébe, érezni a kultúrát, tetten érni a hiedelmeket, értékeket, a legjobb, amit tehetsz, hogy beülsz egy megbeszélésre. Ott kézzelfoghatóvá válnak a csapatot ösztönző erők éppúgy, mint a visszahúzók. A megbeszélések mikéntje a szervezeti kultúra tükre. Ha a szervezeti kultúra teret ad a harcnak, a szégyennek vagy a kibúvó-keresésnek, ez kifejezetten tapasztalható lesz a megbeszéléseken. Az is szembetűnő, ha a résztvevők jókedvűen húzzák egymást, vagy szenvedélyesen vitatkoznak.
Sherlock Holmest játszani
Sherlock Holmes szemmel minden apró részlet nagyon árulkodó. Ha jól élesítjük az információ befogadó és érzékelő csápjainkat, egy szervezetben már a legelső megbeszélés végére az alábbi kérdések legtöbbjét meg tudjuk válaszolni:
- A résztvevők tisztában vannak vele, mi célból vannak jelen és töltenek akár órákat egy helyben ülve?
- Tudják, hogy mi az a konkrét eredmény, amit várnak ettől a megbeszéléstől?
- Mikor távoznak elégedetten?
- A megbeszélés kimeneteként meghatározott döntések, akciók dokumentáltak?
- A kimenetként meghatározottak mellett elköteleződtek a résztvevők? Ez miben nyilvánul meg?
- Mindenki hangja, kreativitása, ötlete meghallgatást nyert, érvényesült?
- A megbeszélés felépítése, módszerei illeszkednek a kitűzött célokhoz?
Ha azt akarod, hogy a megbeszéléseid hűen tükrözzék a szervezeti kultúrát, tudatosan érdemes átgondolni a találkozás minden apró részletét. A teljesség igénye nélkül gondoljunk bele néhány izgalmas dimenzióba:
a nyelv, a szavak tudatos használata
Hogy hívjátok a meetingeket? Hogyan beszéltek arról, hogy mit csináltok a meetingen? Ezek befolyásolják, hogy az emberek hogyan éreznek vele kapcsolatban. A nyelvhasználat keretezi, átszínezi a dolgokat, és ennek megfelelően állnak hozzá az emberek. Lapos, unalmas meghívók és elnevezések helyett játékos, érdekes, akár provokatív szavakat is használhatsz. A feladat így is úgy is ugyanaz lesz. Nem a név teszi a meetinget. Ami változik, az a lelkesedés, ahogy az emberek megérkeznek.
Lássunk egy példát: Hogy hatnak ránk az alábbi megbeszélés címek? Heti operatív meeting versus hétfői hajrá; csoport megbeszélés versus PP, avagy pénteki percek, leadership squad vagy projekt státusz.
idő kezelése
Általában időben kezdődnek a megbeszélések? Jól szokták tervezni, hogy mennyi ideig tart majd az adott téma? A megbeszélések időtartása fegyelmet, tervezettséget és odafigyelést igényel. Egy megbeszélésen általában több téma is terítékre kerül, melyek időigénye eltérő. A témák keretben tartása feszes és mégis rugalmas idő kezelést igényel. Egy jól keretben tartott, fókuszált megbeszélés nem tart tovább a tervezett időtartamnál. Nem befejezetlenül ér véget. Van eleje és vége. Mindenki tiszteli a maga és kollégái idejét annyira, hogy hozzájárul az időkeret betartásához. Felelősséget érez és akár arra is felhatalmazást, hogy a közösen kialakított időkeretet együtt tartsák be. Olykor ez azt is jelentheti, hogy jelzi,ha valaki elkalandozik a témától.
ésszerű alapszabályok bevezetése
A szervezetben elfogadott szabályok, normák lehetnek teljesen merev, üres frázisok is (mint mondjuk az, hogy pontosan kezdjük a megbeszéléseket). De lehetnek olyan alapmintázatok is, amelyek megmutatják, hogy ebben a szervezetben az emberek hogyan közelítenek a konfliktusokhoz, milyen módon zajlik a felelősségre vonás vagy a döntéshozatal. A cégkultúra végeredményben az emberek viselkedéséből adódik össze. Egy megbeszélésen, egy csoportos munkában a viselkedés elemi szintje van jelen. Itt gyűjthetők kézzelfogható bizonyítékok arról, hogy a szervezeti kultúrában mi az, ami valóban élő. Minden megfigyelésünk igaz, valós, bizonyítható és tapasztalható. A meeting nem hazudik! Csak árulkodik. A résztvevők nem tudnak úgy viselkedni, ahogy az életben odakinn egyébként nem szoktak; és ugyancsak nem tudnak nem úgy viselkedni, ahogy szoktak.
Micsoda lehetőség!
Vezetőként a megbeszélések észlelt – látható, hallható, érzékelhető – jeleket lehetőségünk van
- megfigyelni,
- összegyűjteni,
- elemezni.
Ha szükségét érezzük, hogy valamin változtassunk, a kísérletezést mindig egy jó lehetőség. Változtassunk valami apró dolgot, például legyen következménye a késésnek. És nem kell ennek véres megtorlásnak lenni, lehet valami humoros, de jelentőségteljes történet is.
Az első lépés azonban mindig a megfigyelés, az érzékszervek élesítése, a meglátás képessége. “Egy külső szemüveg”, látásmód, mely sok titkot felfed.
Ha erre valaki rááll, érezni fogja, hogy eleinte kevésbé, aztán egyre jobban megy neki. Egyre több jelet fog észrevenni, egyre több apró viselkedésnek, interakciónak lesz jelentése. Ez egy nagyon izgalmas utazás! Aki belejön, nagyon élvezi! Főként a mesteri szintet.
Ahogy Watson jellemzi lakótársát: “Tökéletes volt mint okfejtő és oknyomozó masina; művészi fokon művelte a mesterségét”
Kedves vezetők! Kalandra fel!
